2.14. Organiser un évènement

Vous souhaitez organiser l’inauguration de votre commerce ? Mettre en avant un nouveau produit ? Augmenter votre visibilité ? Organise un évènement permet de renforcer la fidélité des clients, d’élargir votre clientèle et d’appuyer votre image de commerçant « dynamique ». Pour cela, plusieurs étapes clés à respecter pour un évènement réussi :

  • Il faut commencer par définir l’objectif de votre évènement : qui voulez-vous cibler ? quel message/ produit voulez-vous mettre en avant ? quel but voulez-vous atteindre ? La réponse à ces questions déterminera l’organisation de votre évènement. En fonction du sujet, vous pouvez donner un thème à votre évènement (attention ! il doit être suffisamment large pour plaire à un maximum de personnes) et concevoir des animations : jeu concours, tombola, dégustation, cocktail d’inauguration…
     
  • Fixer la bonne date : Il faut tenir compte des vacances scolaires, des jours fériés, des semaines contenant un pont. Evitez également les périodes trop chargées pour vos clients (rentrée des classes, fêtes de fin d’année…) et anticiper votre invitation.
     
  • Définir la « feuille de route » de votre évènement. Eviter de laisser le hasard faire les choses, et déterminer les grandes lignes de votre évènement : heure d’arrivée des convives, mot d’accueil et verre de l’amitié, présentation du nouveau produit / service, démonstration, tirage au sort des gagnants du concours, distribution des lots ou gadget souvenir, ouverture du buffet… Il faut éviter les temps d’attente, distiller les bonnes informations dans l’ordre, prendre le temps de saluer chaque convives, et faire en sorte que chacun se souvienne de cet évènement.
     
  • Communiquer votre évènement. Suivant votre public, ciblé ou ouvert à tous, vous pourrez utiliser des invitations papier, qui aujourd’hui donne de l’importance à l’évènement et personnalise l’invitation. Mais incontournablement, l’invitation numérique est aujourd’hui rapide et efficace, et vous aidera à étendre votre liste de participants. Utiliser les réseaux sociaux : vous pouvez créer un évènement sur votre page Facebook, une publicité sur Facebook, créer un hashtag à utiliser sur tous vos supports et à reprendre sur tweeter, envoyer votre invitation sous forme de newsletter. Demander une confirmation de présence pour estimer le nombre de participants et n’hésitez pas à relancer les invités 72h avant. Enfin, prévoyez de remercier les participants après l’évènement, par email ou via les réseaux sociaux : cela augmente votre capital sympathie et renforce le bon souvenir du moment passé !
     
  • Organiser l’évènement. Listez ce dont vous aurez besoin pour ne rien oublier : invitations, musique, animations, catering, décoration, documentation (flyers, carte de fidélité..) parking, accueil, photo… autant de choses à préparer pour un évènement réussi !
     
  • A noter : pour tout évènement ou animation sur la voie public, il vous faudra l’accord de la cellule Ad-Evé de Comines-Warneton. Formulaire et renseignement sur http://www.policelocale.be/5318/questions/evenement