2.14 Een evenement organiseren

Wilt u de opening van uw zaak vieren? Een nieuw product in de kijker plaatsen? Uw zichtbaarheid verhogen? Door een evenement te organiseren, versterkt u de band met bestaande klanten, kunt u nieuwe klanten aantrekken en uzelf profileren als een 'dynamische' handelaar. Houd rekening met de volgende belangrijke stappen om een succesrijk evenement te garanderen.

 

  • Begin met de doelstelling van uw evenement te bepalen: Wie wilt u bereiken? Welke boodschap wilt u overbrengen? Welk product wilt u in de kijker plaatsen? Welk doel wilt u realiseren? Het antwoord op deze vragen is bepalend voor de organisatie van uw evenement. Afhankelijk van het onderwerp, kunt u een thema voor uw evenement kiezen (Opgelet! Het thema moet voldoende ruim zijn om zoveel mogelijk mensen aan te spreken) en activiteiten plannen: wedstrijd, tombola, proeverij, welkomstdrink enz.

 

  • Prik de juiste datum: Houd rekening met schoolvakanties, feestdagen en weken met een brugdag. Vermijd ook te drukke periodes voor uw klanten (start van een nieuwe schooljaar, eindejaarsfeesten enz.) en stuur uw uitnodiging op tijd.

 

  • Werk een draaiboek voor uw evenement uit. Laat niets aan het toeval over en leg de grote lijnen van uw evenement vast: aankomstuur van gasten, welkomstwoord en welkomstdrink, voorstelling van een nieuw product of een nieuwe dienst, demonstratie, bekendmakig van de winnaars van de wedstrijd, uitdeling van prijzen of van een gadget als aandenken, opening van het buffet enz. Vermijd dode momenten, geef de informatie in de juiste volgorde door, neem de tijd om uw gasten te begroeten en zorg ervoor dat iedereen zich dit evenement herinnert.

 

  • Communiceer over uw evenement. Ongeacht of u een open evenement of een evenement voor een bepaalde doelgroep organiseert, kunt u uw uitnodigingen op papier versturen. Dit geeft cachet aan uw evenement en biedt de gelegenheid om uw uitnodiging persoonlijk te maken. Onvermijdelijk is vandaag echter de snelle en doeltreffende digitale uitnodiging die u helpt om uw deelnemerslijst uit te breiden. Gebruik sociale netwerken: u kunt op uw Facebook-pagina een evenement aanmaken, reclame op Facebook maken, een hashtag creëren die u op alle dragers gebruikt en overneemt op Twitter, of u kunt uw uitnodiging als nieuwbrief versturen. Vraag uw gasten om hun deelname te bevestigen zodat u een idee hebt van het aantal deelnemers en aarzel niet om 72 uur op voorhand de genodigden aan de afspraak te herinneren. Denk er tot slot aan om de deelnemers na het evenement via e-mail of via de sociale netwerken te bedanken: u scoort hiermee nog meer en uw gasten houden een goede herinnering aan het evenement over!

 

  • Organiseer het evenement. Maak een lijstje van alle dingen die u nodig hebt, zodat u niets vergeet: uitnodigingen, muziek, activiteiten, catering, decoratie, documentatie (flyers, klantenkaart enz.), parkeergelegenheid, onthaal, fotograaf enz. Deze zaken moet u allemaal goed voorbereiden om van uw evenement een succes te maken!